Archivi digitali: la soluzione hi-tech per risparmiare spazio in ufficio

Cosa sono e perché risultano essere così vantaggiosi per aziende e liberi professionisti?

Negli ultimi anni, l'esigenza di organizzare i propri uffici ottimizzando gli spazi è diventata essenziale. Sebbene l'utilizzo di librerie e archivi fisici verticali possa aiutare a conservare i documenti, l'evoluzione tecnologica sta spingendo sempre più aziende nell'investire sugli archivi digitali. Cosa sono e perché risultano essere così vantaggiosi per aziende e liberi professionisti?

Archivio digitale: soluzione hi-tech

Da un punto di vista prettamente tecnico, quando si utilizza il termine archivio digitale ci si riferisce a quel complesso di documenti, di diversi formati, che è stato prodotto o acquistato in natura digitale per lo svolgimento delle operazioni aziendali o personali. Un qualsiasi documento o file può essere archiviato in formato digitale, consentendo agli utenti di ridurre lo spazio fisico e di ottenere tanti altri vantaggi correlati.

I requisiti di un archivio digitale

Affinché si possa identificare un archivio digitale ideale è fondamentale che questo presenti dei requisiti minimi. Nello specifico una tecnologia di questo genere, progettata per archiviare informazioni complesse, deve essere: affidabile, autentica, accessibile in remoto e in locale, reperibile in qualsiasi momento, integro e longevo.

Un sistema di archiviazione digitale, munito di tali caratteristiche, consente di ottenere degli ottimi risultati per le aziende che hanno la necessità di liberarsi dalla tradizionale archiviazione fisica, quest'ultima legata a documenti cartacei e a un enorme dispendio di spazio per la corretta conservazione degli stessi.

I benefici di un archivio digitale

Affinché si possa avere un quadro dettagliato delle potenzialità di un sistema di archiviazione digitale, rispetto a uno tradizionale, è opportuno esaminare i vantaggi che questo comporta concretamente a imprese e liberi professionisti. Il beneficio più evidente risiede nella capacità di eliminare quasi del tutto gli archivi fisici. Allestire un archivio fisico necessita di investimenti importanti oltre che di un notevole spazio in cui collocare i documenti.

A tale vantaggio si aggiungono anche un'accelerazione delle operazioni di ricerca dei file e la sicurezza sul lavoro, spesso sottovalutata. I dipendenti non dovranno impegnarsi nel cercare i documenti su scaffali e scale, ma potranno, grazie a un browser di ricerca, esaminare in pochi secondi i documenti digitali necessari per il lavoro. Vi è, quindi, un aumento della produttività e uno scambio telematico dei documenti che riduce notevolmente i tempi di interazione con gli enti preposti.

Altro vantaggio spesso sottovalutato di un archivio digitale è l'interazione con un consulente fiscale. Servizi dedicati come Fiscozen, con un investimento a portata di tutti, permettono di interagire con la piattaforma in modo veloce e intuitivo.

Nel mondo del lavoro, ricco di evoluzioni costanti, è indispensabile affidarsi a una soluzione come l'archivio digitale per migliorare la propria produttività aziendale. Anche chi dispone di un regime forfettario ha la necessità di ridurre i costi generati dagli archivi fisici, e di velocizzare notevolmente le operazioni di ricerca dei documenti più importanti. Si consiglia di leggere anche l'articolo correlato su cosa sapere sul regime forfettario per avere un'idea più definita dell'argomento.